-
Digitalisering
-
Digitalisering
|
|
|
|
|
Inhoudsopgave
Een voorbeeld maakt het duidelijk
Algemene principes – Waarop moet je letten?
Een voorbeeld maakt het duidelijk
We nemen als voorbeeld ondernemer Tom, huisschilder met 2 arbeiders.
Je vindt hem makkelijk op het internet (zijn website is trouwens duidelijk en aangenaam om te bekijken). Wanneer een klant contact opneemt en een offerte vraagt, reageert hij meteen en stelt enkele datums voor een bezoek ter plaatse voor. Hij vergeet zijn afspraak niet, want hij houdt zijn agenda goed bij. Ter plaatse meet hij de te schilderen oppervlakken heel nauwkeurig op. Hij bezorgt de klant vervolgens een heldere en complete offerte, die hij snel heeft kunnen opstellen en waarin hij rekening houdt met alle vereiste parameters uit zijn ERP.
Nadat de klant de werken heeft besteld, treft Tom alle voorbereidingen en maakt hij zijn team klaar voor deze opdracht. Hij plant nauwkeurig. Dat is kinderspel voor hem, want dankzij de planningstools waarover hij beschikt, heeft hij een goed overzicht over de beschikbare werkkrachten en het materiaal. Hij bestelt ruim op voorhand al het materiaal dat hij zal nodig hebben via de webshop van de leverancier, zodat een leveringstermijn, die wat langer uitvalt, geen probleem oplevert.
Zolang de werken duren houdt hij bij waar het materiaal zich bevindt, de gewerkte uren van zijn arbeiders en het budget dat al is opgebruikt in verhouding tot het totaalbudget om de werken uit te voeren.
Als de werken klaar zijn, stelt hij zijn factuur op en verzendt die makkelijk naar de klant en zijn boekhouder. Via zijn ERP weet hij altijd welke facturen al dan niet betaald zijn. Als een klant zijn factuur na x dagen niet heeft betaald, wordt er automatisch een betalingsherinnering verstuurd.
Als de klant belt voor een nieuwe opdracht hoeft Tom zijn gegevens niet opnieuw te vragen. Hij weet nog alles over zijn klant, want de gegevens zitten netjes opgeborgen in zijn CRM. Hij was ook zo slim geweest om de kleurenvoorkeuren van de klant in het systeem in te voeren, zodat hij meteen een aangepast voorstel kan doen. In combinatie met de visualisatie-app die Tom onlangs heeft gedownload (gebaseerd op de augmented reality-technologie) kan hij de klant laten zien hoe een bepaalde muur er in één of andere kleur zal uitzien. Zo wint iedereen tijd.
-> Haalt Tom voordeel uit de tools en méthodes waarover hij beschikt om zijn bedrijf efficiënter te laten werken? Ja
Is digitaliseren “alleen maar” dit? Inderdaad. In elk geval voor Tom is het “alleen maar” dit. In elk geval op dit ogenblik, want hij heeft nog andere plannen (lees hier een volledige beschrijving).
Algemene principes - Waarop moet je letten?
Het voorbeeld van een huisschilder laat zien dat “digitaliseren” betekent dat je “voordeel haalt uit de tools en methodes waarover je beschikt om je bedrijf efficiënter te laten functioneren”.
Uit dit voorbeeld kunnen we enkele grote algemene principes afleiden, die gelden voor verschillende soorten bedrijven:
-Vermijd alles wat contraproductief is (automatiseer bijvoorbeeld alle taken die geautomatiseerd kunnen worden)
-Centraliseer alle gegevens en maak ze maximaal toegankelijk
-Gebruik alles wat nodig is (tools, methodes, enz.) om vlot samen te werken (intern met eventuele collega’s en extern met alle andere partijen)
-Gebruik digitale tools om bijvoorbeeld sneller, nauwkeuriger, comfortabeler en veiliger te werken (meer voorbeelden vind je hier)
Maar tegelijk moeten we goed beseffen dat “digitaliseren” niet voor iedereen hetzelfde betekent en dat het niet altijd makkelijk zal zijn. Integendeel zelfs, het vraagt enige volharding en onderweg zul je enkele hinderpalen moeten overwinnen. De juiste aanpak bestaat erin geleidelijk veranderingen door te voeren en alle betrokken personen tijdig te inforrmeren .
Het is ook belangrijk om te benadrukken dat digitaliseren veel meer is dan technologische hulpmiddelen toevoegen. Je moet om te beginnen bepalen wat je wil bereiken (minder tijd aan administratie besteden, projectdossiers vollediger en betrouwbaarder maken, enz.). Om sommige van die doelstellingen te bereiken, is het nodig om technologische tools aan te schaffen, maar dat is niet altijd het geval. Ook kleine aanpassingen (dossiers altijd volgens dezelfde structuur opstellen, je opslagruimte herorganiseren, enz.) kunnen een heel positieve impact hebben. Waar het op aankomt, is dat je actie onderneemt om een bepaalde doelstelling te bereiken.
En om te veranderen moet je ten slotte ook jezelf goed kennen. Alleen ondernemers die heel goed weten waar ze mee bezig zijn, waarom ze iets doen en hoe ze het moeten aanpakken, zijn in staat om de juiste vragen te stellen en een aangepaste digitale strategie te ontwikkelen. Als je je huidige werkprocessen niet heel gedetailleerd kent, kunt je niet succesvol digitaliseren.