Documentaire beheertools

Waarin verschillen cloudopslag?

Delen: Door gewoon een link te delen, kan men alles – van foto’s en video’s tot gecomprimeerde mappen en grote CAD-bestanden – naar iedereen verzenden. Men deelt links vanaf elke plek, met een telefoon, tablet of computer. En in tegenstelling tot e-mailbijlagen hoeft men zich geen zorgen te maken over de maximale bestandsgrootte. Bovendien behoudt men de controle wat mensen wel en niet kunnen doen met de gegevens die men met ze deelt. Met de granulaire bestandsmachtigingen kan men bepalen wie toegang heeft tot mappen en bestanden, en wat voor soort machtigingen ze voor elk bestand hebben.

Synchronisatie: Cloudbestandssynchronisatie is beschikbaar op meerdere apparaten en platformen, van Windows en Mac tot mobiele apparaten zoals iPhone, iPad en Android via een app. Hiermee worden nieuw opgeslagen of bijgewerkte bestanden overal automatisch gesynchroniseerd. Met de app zijn lokaal gesynchroniseerde mappen en bestanden beschikbaar, zelfs als men geen internetverbinding heeft. Zodra men weer online is, synchroniseren de mappen en bestanden automatisch met alle laatste wijzigingen.

Simultaan samenwerken: Door een bestand te delen kan men in bepaalde gevallen ook gelijktijdig werken in een bestand. Hierdoor kan men bewerkingen van anderen zien terwijl ze worden gerealiseerd en kan men onmiddellijk hierover communiceren. In de andere gevallen kan men gelijktijdig werken aan kopie van het  bestand maar zal dit conflicten opleveren bij het synchroniseren.

Versiebeheer: Men kan zelf na elke wijziging  een kopie opslaan onder een andere bestandsnaam. Maar bij cloudopslag kan het voorkomen dat alle wijzigingen tussentijds worden opgeslagen en daardoor altijd snel en gestructureerd opvraagbaar zijn. Zo is niet alleen duidelijk wat de meest recente versie is, ook kunnen oude versies nog bekeken en vergeleken worden. Indien gewenst kunnen oudere versies worden teruggezet en wordt er vanuit deze versie verder gewerkt.

Metadata: Metadata zijn gegevens over gegevens. Het betekent dat het een beschrijving en een context van de gegevens is. Metadata vertelt bijvoorbeeld bij welk project een document hoort, wie het document gecreëerd heeft of wat de status van een document is. Metadata voegen dus context toe aan een document. Het helpt bij het organiseren, vinden en begrijpen van gegevens. Elk bestandstype heeft een verschillende set aan metadata maar standaard zal bijvoorbeeld referentie naar een project moeilijk als metadata kunnen opgeslagen worden. Soms biedt cloudopslag die mogelijkheid om die extra informatie aan een document toe te voegen.

Kostprijs: Hoe lager de levensduurcycluskost hoe beter een product scoort. De levensduurcycluskost is het totaalbedrag aan kosten voor de aanschaf en het bezit van een product of dienst gedurende de hele levenscyclus/gebruikscyclus. Hierbij denken we aan opstartkosten zoals licenties, training, hardware, implementatie en aanpassingen. Daarnaast zijn er kosten gedurende het gebruik zoals onderhoud, verbeteringen, ondersteuning van gebruikers, back-ups en dergelijke. Ook mag men niet vergeten te denken aan de kosten die men heeft bij het stoppen met het gebruik van software zoals archivering, migratie of het behouden van de technologie als bewaarstrategie.