Outils de gestion documentaire

QUESTION

 EXPLICATION

 En quoi les dispositifs de stockage cloud diffèrent-ils ?

Il convient de bien considérer et évaluer les différences entre dispositifs de stockage sur cloud de manière à poser un choix. Parcourons ensemble les principaux critères :

Partage : Grâce à un simple lien, vous pouvez envoyer tous les fichiers que vous souhaitez à toutes les personnes que vous souhaitez, des photos aux vidéos en passant par les fichiers compressés et les fichiers CAD volumineux. Le partage de liens peut se faire de n’importe où, à l’aide d’un téléphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Contrairement aux fichiers joints en annexe de courriels, il n’y a pas de soucis à se faire concernant la taille maximale des fichiers envoyés. On garde par ailleurs le contrôle sur ce que les personnes peuvent et ne peuvent pas faire avec les données qui leur sont partagées. Les autorisations d’accès granulaires permettent de définir qui a accès aux dossiers et aux fichiers et d’indiquer les types d’autorisation dont les personnes disposent pour chaque fichier.

Synchronisation : La synchronisation de fichiers sur le cloud est disponible sur plusieurs appareils et plateformes, de Windows et Mac aux appareils mobiles comme iPhone, iPad et Android, par l’intermédiaire d’une application. Ce faisant, les fichiers nouvellement stockés ou modifiés sont synchronisés automatiquement, de partout. L’application rend disponibles les dossiers et fichiers synchronisés localement même en l’absence de connexion Internet. Dès que l’on se trouve de nouveau en ligne, les dossiers et fichiers se synchronisent automatiquement, avec les toutes dernières modifications apportées.

Collaboration simultanée : Le partage d’un fichier permet également, dans certains cas, d’y travailler de manière simultanée. On peut ainsi voir en temps réel l’apport des autres collaborateurs et communiquer immédiatement sur le sujet. Dans les autres cas, on peut travailler simultanément sur une copie du fichier, ce qui entraînera toutefois des conflits de synchronisation.

Gestion de versions : Il est possible, après chaque modification, d’enregistrer soi-même une copie sous un autre nom de fichier. Mais en cas de stockage sur cloud, ce dispositif peut empêcher le stockage de toutes les modifications apportées entre-temps, faisant dès lors obstacle à leur récupération rapide et structurée. Il est donc possible d’identifier clairement la version la plus récente, mais aussi de consulter et de comparer d’anciennes versions. Si on le souhaite, de plus anciennes versions peuvent être récupérées et l’on peut continuer à travailler depuis ces versions.

Métadonnées : Les métadonnées désignent des données relatives à des données. En d’autres termes, il s’agit d’une description et d’un contexte des données. Les métadonnées indiquent par exemple de quel projet un document relève, qui a créé le document ou quel est le statut d’un document. Les métadonnées ajoutent donc du contexte à un document. Elles aident à organiser, à trouver et à comprendre des données. Chaque type de fichier présente une série de métadonnées différentes, mais en règle générale, la référence à un projet pourra par exemple difficilement être enregistrée comme métadonnée. Parfois, le stockage sur cloud offre la possibilité d’ajouter ces informations supplémentaires à un document.

Prix de revient : Plus le coût du cycle de vie est faible, meilleure sera l’évaluation d’un produit. Le coût du cycle de vie est le montant total des coûts que représente l’acquisition et la possession d’un produit ou service tout au long de son cycle de vie/cycle d’utilisation. À ce propos, on pense aux frais de lancement tels que les licences, la formation, le matériel informatique, la mise en œuvre et les adaptations. À cela s’ajoutent les frais intervenant en cours d’utilisation comme la maintenance, les améliorations, le support aux utilisateurs, les back-ups et autres, sans oublier les frais à prendre en compte lorsqu’on cesse d’utiliser le logiciel : frais d’archivage, de migration ou de maintien de la technologie comme stratégie de conservation.